Rechnungsvorlage für Creator.Damit du pünktlich bezahlt wirst.

1. Warum deine Rechnung bestimmt, wann du dein Geld bekommst

Bei den meisten Marken passiert erst etwas, wenn eine Rechnung da ist. Zahlungsbedingungen wie 30 oder 60 Tage netto laufen meist ab dem Rechnungsdatum, nicht ab dem Tag deines Posts. Und eine Rechnung, in der etwas fehlt, etwa die Bestellnummer, oder auf der der falsche rechtliche Name steht, kann von der Buchhaltung zurückgeschickt werden. Dann startet die Frist stillschweigend neu.

Eine gute Rechnung ist also keine Verwaltung um der Verwaltung willen. Sie entscheidet, ob du nächsten Monat bezahlt wirst oder erst nächstes Quartal. Schick sie rechtzeitig, mach sie vollständig und sorg dafür, dass jemand, der noch nie von dir gehört hat, sie ohne Mühe freigeben kann.

2. Was auf eine Creator-Rechnung gehört

• Eine eindeutige Rechnungsnummer

  Nummeriere jede Rechnung fortlaufend, zum Beispiel RE-2026-001. Beide Seiten beziehen sich damit auf die Zahlung, und in vielen Ländern ist sie Pflicht.

• Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum

  Schreib das tatsächliche Fälligkeitsdatum hin, nicht nur „30 Tage netto“. Ein Datum lässt sich schwerer ignorieren als eine Rechenaufgabe.

• Deine Angaben

  Dein Name oder Firmenname, Adresse, E-Mail und jede Steuer- oder Handelsregisternummer. Für das Vereinigte Königreich listet gov.uk, was eine Rechnung enthalten muss.

• Rechtlicher Name und Rechnungsadresse der Marke

  Das Unternehmen, das zahlt, ist nicht unbedingt die Marke auf dem Produkt. Wenn dich eine Agentur beauftragt hat, stellst du die Rechnung an die Agentur.

• Bestellnummer oder Kampagnenreferenz

  Große Marken können eine Rechnung oft ohne sie nicht bezahlen. Frag danach, wenn die Kooperation vereinbart wird, nicht erst nach dem Post.

• Was du geliefert hast, mit Links

  Jede Leistung in einer eigenen Zeile, mit Veröffentlichungsdatum und Link zum Live-Post. So hast du deinen Lieferbeleg an einem Ort.

• Das Honorar, aufgeschlüsselt

  Erstellung, Nutzungsrechte und Exklusivität in getrennten Zeilen. So sieht die Marke, wofür sie zahlt, und die Nutzung lässt sich später leicht verlängern. Du weißt nicht, wie du sie bepreisen sollst? Schau in unseren Preisratgeber für Creator.

• Wie man dich bezahlt

  Bankverbindung oder Zahlungslink, dazu die Bitte, die Rechnungsnummer als Verwendungszweck anzugeben.

• Deine Bedingungen

  Das Fälligkeitsdatum, ein Verzugszuschlag und der Hinweis, dass die Nutzungsrechte erst beginnen, wenn die Rechnung vollständig bezahlt ist. Das sollte zu dem passen, was du im Vertrag vereinbart hast.

3. Kostenlose Rechnungsvorlage für Creator

Kopier die Vorlage, füll die Klammern aus und lösch die Zeilen, die du nicht brauchst. Sie funktioniert für gesponserte Posts genauso wie für UGC: Bei UGC listest du statt der Post-Links die gelieferten Dateien auf.

RECHNUNG

Rechnungsnummer: [RE-2026-001]
Rechnungsdatum: [Datum]
Fälligkeitsdatum: [Datum, z. B. 15 Tage nach dem Rechnungsdatum]
Bestellnummer / Kampagnenreferenz: [falls die Marke dir eine gegeben hat]

VON
[Dein Name oder Firmenname]
[Adresse]
[E-Mail]
[Steuernummer, USt-IdNr. oder Handelsregisternummer, falls vorhanden]

RECHNUNG AN
[Rechtlicher Name der Marke oder Agentur]
[Rechnungsadresse]
[Ansprechperson und E-Mail]

FÜR
[Kampagnenname], vereinbart am [Datum]
- [1 × Instagram Reel, veröffentlicht am (Datum): (Link)]
- [3 × Instagram Stories, veröffentlicht am (Datum)]
- [Bezahlte Nutzung: 30 Tage Whitelisting ab (Datum)]

BETRÄGE
Erstellung und Veröffentlichung .. [Betrag]
Nutzungsrechte ................... [Betrag]
Exklusivität ..................... [Betrag]
Zwischensumme .................... [Betrag]
[Umsatzsteuer / VAT zu (Satz)] ... [Betrag]
Abzüglich erhaltener Anzahlung ... [−Betrag]
GESAMTBETRAG ..................... [Betrag und Währung]

ZAHLUNG
Banküberweisung: [Kontoinhaber, Bank, Kontonummer und Bankleitzahl / IBAN / BIC]
[Oder: Zahlungslink]
Bitte gib die Rechnungsnummer als Verwendungszweck an.

BEDINGUNGEN
Die Zahlung ist bis zum [Fälligkeitsdatum] fällig. Für überfällige Beträge fällt ein Verzugszuschlag von [1,5] % pro Monat an, oder der gesetzlich zulässige Höchstsatz, falls dieser niedriger ist.
Die Nutzungsrechte beginnen, sobald diese Rechnung vollständig bezahlt ist.

Vielen Dank!

Füg sie in ein Dokument ein, speichere es als PDF und schick das PDF. Bewahre von jeder Rechnung eine Kopie auf: Du brauchst sie bei der Steuer.

4. Zahlungsbedingungen und Verzugszuschläge auf der Rechnung

Deine Rechnung sollte die vereinbarten Zahlungsbedingungen wiederholen, nicht neue einführen. Falls ihr nichts vereinbart habt, kannst du sie mit der Rechnung festlegen, aber die Buchhaltung einer Marke wendet vielleicht trotzdem ihre Standardbedingungen an.

Frag nach kurzen Fristen

7 bis 15 Tage netto sind für Creator-Arbeit angemessen. Marken setzen oft 30 bis 90 Tage an, aber die Fristen sind verhandelbar: Manche Creator verlangen inzwischen 10 bis 15 Tage, berichtete Digiday.

Nimm einen Verzugszuschlag auf

Ein kleiner monatlicher Verzugszuschlag gibt einer ignorierten Rechnung einen Preis. Halte ihn angemessen und im Rahmen dessen, was das Recht an deinem Wohnort erlaubt. Im Vereinigten Königreich können Unternehmen bei überfälligen Geschäftsrechnungen außerdem gesetzliche Verzugszinsen verlangen.

Zeig Anzahlungen klar an

Wenn die Marke eine Anzahlung geleistet hat, führe sie als Zeile auf der Schlussrechnung auf, damit der offene Betrag eindeutig ist. Noch besser: Stell die Anzahlung beim Vertragsabschluss separat in Rechnung.

5. Steuer-Basics: US, UK und EU

Allgemeine Informationen, keine Steuerberatung. Die Steuerregeln hängen davon ab, wo du lebst und wie du aufgestellt bist. Frag deshalb eine Steuerberatung vor Ort.

USA

Marken fragen dich vor der Zahlung meist nach einem Form W-9, damit sie deine Steuer-ID haben. Ein Unternehmen, das dir im Jahr 2.000 US$ oder mehr zahlt (für Zahlungen ab 2026; vorher waren es 600 US$), meldet das in der Regel auf einem Form 1099-NEC. Dein Einkommen ist steuerpflichtig, ob du eins bekommst oder nicht, und das gilt auch für Produkte, die du als Gegenleistung für Content erhalten hast. Gesponserter Content gilt meist als Dienstleistung und nicht als steuerpflichtiger Verkauf, die Regeln zur Sales Tax unterscheiden sich aber je nach Bundesstaat.

Vereinigtes Königreich

VAT berechnest du erst, wenn du VAT-registriert bist. Das ist Pflicht, sobald dein steuerpflichtiger Umsatz über der VAT-Registrierungsschwelle liegt (derzeit 90.000 £ pro Jahr), oder wenn du dich freiwillig registrierst. Nach der Registrierung musst du VAT-Rechnungen mit zusätzlichen Angaben ausstellen, etwa deiner VAT-Nummer.

Europäische Union

Wenn du VAT-registriert bist und ein Unternehmen in einem anderen EU-Land berechnest, gilt meist das Reverse-Charge-Verfahren: Du berechnest keine Umsatzsteuer und vermerkst auf der Rechnung, dass der Kunde sie schuldet. Die Regeln für Kleinunternehmen unterscheiden sich von Land zu Land.

Marken in einem anderen Land

Vereinbart vorab die Währung und wer Umrechnungs- und Überweisungsgebühren trägt. Bei internationalen Überweisungen gehen unterwegs überraschend hohe Beträge an Gebühren verloren. Bitte die Marke also, sie zu übernehmen, oder preise sie ein.

6. So verschickst du sie, damit sie auch bezahlt wird

1. Frag, wohin Rechnungen gehen, wenn die Kooperation vereinbart wird. Viele Marken nutzen eine E-Mail-Adresse für die Kreditorenbuchhaltung oder ein Lieferantenportal und bezahlen keine Rechnungen, die woanders ankommen.
2. Lass dich früh als Lieferant anlegen. Wenn die Marke Formulare oder ein W-9 braucht, schick sie vor dem Post, nicht danach.
3. Stell die Rechnung an dem Tag, an dem der Content live geht, oder an dem er freigegeben wird. Nicht erst am Monatsende.
4. Setz deine Ansprechperson in Kopie bei der E-Mail an die Kreditorenbuchhaltung, damit jemand im Verlauf ist, der die Kooperation kennt.
5. Trag dir das Fälligkeitsdatum in den Kalender ein und schick am Tag nach Ablauf eine freundliche Erinnerung.

Wenn das Fälligkeitsdatum verstreicht und nichts passiert, folge unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung Was tun, wenn eine Marke nicht bezahlt hat. Dort findest du Zahlungserinnerung, Nachfrage und letzte Mahnung als E-Mails zum Kopieren.

7. Oder verzichte ganz auf die Rechnung

Rechnungen gibt es, weil die Marke nach der Arbeit zahlt. Dreh die Reihenfolge um, und das meiste in diesem Ratgeber wird unwichtig.

Bei einer HotInfluencer-Kooperation prüft die Marke deine Bedingungen und zahlt über Stripe, wenn sie annimmt, bevor du anfängst. Es gibt keine Rechnung zu schicken, kein Lieferantenportal, keine Zahlungsfristen und nichts nachzuhaken. Wir halten die Zahlung sicher, während du erstellst, und geben sie frei, wenn die Marke die Arbeit freigibt, oder automatisch, wenn sie sich bis zum Ende des Prüfzeitraums nicht meldet. Ihr könnt beide einen Beleg der Kooperation herunterladen, und die Version der Marke ist ein Zahlungsbeleg für ihre Buchhaltung.